Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Für viele Unternehmen bedeutet das zunächst, dass sie in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Eine Papierrechnung oder ein PDF kann nicht mehr erzwungen werden – Lieferanten dürfen ihre Rechnungen nur noch in den elektronischen Formaten Zugferd oder XRechnung senden.
Doch was tun, wenn man technisch noch nicht vorbereitet ist und plötzlich eine E-Rechnung erhält?
E-Rechnung erhalten – was jetzt?
Laut einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom waren Anfang 2025 nur 45 % der Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei kleineren Unternehmen dürfte die Quote noch niedriger sein. Doch keine Panik! Auch ohne teure Software kann eine empfangene E-Rechnung gelesen und verarbeitet werden:
- Lesbarkeit sicherstellen: Falls Sie eine Rechnung im XRechnung-Format erhalten und nicht öffnen können, nutzen Sie den Online-Dienst des Elster-Portals. Dort können Sie die Datei hochladen und die Rechnung als lesbaren Beleg auf dem Bildschirm anzeigen lassen.
- Rechnung bezahlen und archivieren: Die digitale Datei muss unverändert und im Originalformat gespeichert werden, um steuerliche Vorgaben zu erfüllen.
- Langfristig vorbereiten: Auch wenn noch viele Unternehmen PDFs versenden, wird die E-Rechnung in den kommenden Jahren zum Standard.
Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht
Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen festgelegt, um die Umstellung zu erleichtern:
- Bis 31.12.2026: Im B2B-Bereich können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen genutzt werden – jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
- Bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 € dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen. Größere Unternehmen müssen bereits auf E-Rechnungen umstellen.
- Ab 1.1.2028: Alle Rechnungen im B2B-Bereich müssen im neuen elektronischen Format vorliegen.Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) und Fahrausweise.
Wer ist betroffen?
Grundsätzlich gilt:
- Unternehmen im B2B-Bereich müssen Rechnungen spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung elektronisch ausstellen.
- B2C-Rechnungen (an Privatkunden) sind von der Pflicht ausgenommen – hier sind weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen möglich.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie:
- In einem strukturierten elektronischen Format (XML nach Norm CEN 16931) ausgestellt wurde,
- Elektronisch übermittelt und empfangen wird und
- Automatisch verarbeitet werden kann.
Hybride Rechnungen – eine Zwischenlösung
Einige Formate, wie ZUGFeRD, kombinieren eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer PDF-Version, die von Menschen lesbar ist. Diese hybriden Rechnungen erleichtern Unternehmen den Übergang zur vollständigen E-Rechnung.
Was sind sonstige Rechnungen?
Papier- und PDF-Rechnungen per E-Mail gelten ab 2025 als „sonstige Rechnungen“, die nur noch in Ausnahmefällen erlaubt sind:
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
- Fahrausweise
- Rechnungen an Privatkunden
Fazit: Frühzeitig umstellen lohnt sich!
Auch wenn aktuell noch Papier- und PDF-Rechnungen möglich sind, wird die E-Rechnungspflicht ab 2028 endgültig verpflichtend. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Formaten vertraut machen, um die Übergangszeit sinnvoll zu nutzen und langfristig Zeit sowie Kosten zu sparen.