Eine Betriebsprüfung kann für Unternehmen zur nervenaufreibenden Angelegenheit werden – muss sie aber nicht. Wer weiß, worauf die Finanzbehörden achten, kann sich gezielt vorbereiten und Risiken minimieren. Auch im Jahr 2025 stehen bestimmte Themen besonders im Fokus der Prüfer. Der folgende Überblick zeigt, welche Prüffelder im Mittelpunkt stehen und was Unternehmen beachten sollten.
Bewirtungskosten – formale Fehler kosten Geld
Bewirtungskosten sind bei vielen Betriebsprüfungen ein Dauerbrenner. Der Grund: Sie sind zu 70 % als Betriebsausgabe und die enthaltene Umsatzsteuer zu 100 % als Vorsteuer abziehbar – aber nur, wenn die Belege alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Worauf Prüfer achten:
- Vollständigkeit der Pflichtangaben auf dem Beleg
- Anlass der Bewirtung
- Teilnehmerliste
- Genaue Aufschlüsselung der Speisen und Getränke
Fehlt nur eine dieser Angaben, kann der Abzug verweigert werden. Daher ist eine saubere Dokumentation unerlässlich.
Angebote vs. Rechnungen – Verdacht auf Schwarzgeld
Ein beliebter Ansatzpunkt: Prüfer vergleichen Angebote mit den später gestellten Rechnungen. Weicht der Rechnungsbetrag deutlich vom ursprünglichen Angebot ab, wird genau hingesehen – etwa bei Rabatten oder nicht fakturierten Leistungen. Der Verdacht: Ein Teil der Zahlung könnte „schwarz“ erfolgt sein.
Empfehlung:
Abweichungen sollten gut dokumentiert und nachvollziehbar begründet werden, etwa durch:
- schriftliche Nachverhandlungen
- E-Mails oder Notizen
- Stornierungen oder Leistungsänderungen
Investitionsabzugsbetrag (§ 7g EStG) – die 90 %-Regel
Der Investitionsabzugsbetrag (IAB) ist ein beliebtes Steuersparmodell für zukünftige Investitionen in bewegliche Wirtschaftsgüter. Voraussetzung: Die betriebliche Nutzung muss mindestens 90 % betragen.
Problematisch: Firmenwagen
Bei Fahrzeugen ist diese Grenze häufig nicht erreicht, da eine private Mitnutzung üblich ist. Wird die 90 %-Regel nicht erfüllt, wird der IAB gestrichen – oft mit Rückforderungen für mehrere Jahre.
Praxistipp:
- Fahrtenbuch führen
- Alternative Investitionen mit rein betrieblicher Nutzung bevorzugen
Freiberuflich oder gewerblich?
Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit – ein Status, den Prüfer gern hinterfragen. Vor allem dann, wenn zusätzliche Leistungen angeboten werden, die nicht eindeutig freiberuflicher Natur sind.
Beispiele für kritische Tätigkeiten:
- Produktverkäufe neben beratender Tätigkeit
- Organisation mit mehreren Angestellten
- technische Dienstleistungen
Wird ein gewerblicher Anteil vermutet, kann der gesamte Betrieb als gewerblich eingestuft werden – mit entsprechenden Steuerfolgen.
Minijobber mit derselben Kontonummer wie Festangestellte
Ein relativ neuer Prüfansatz: Prüfer kontrollieren, ob Minijobber dieselbe Kontonummer wie Festangestellte haben. Hintergrund ist der Verdacht, dass ein Teil des regulären Gehalts als Minijob ausgezahlt wird, um Abgaben zu sparen.
Solche Konstellationen sollten vermieden und die Beschäftigungsverhältnisse sauber voneinander abgegrenzt werden.
Kleinbetragsrechnungen – die 250-€-Grenze korrekt verstehen
Kleinbetragsrechnungen dürfen bis maximal 250 € brutto vereinfacht ausgestellt werden. Viele glauben, diese Grenze beziehe sich auf den Nettobetrag – ein häufiger Fehler.
Ab 250,01 € brutto gelten vollständige Rechnungspflichten:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Umsatzsteuerbeträge etc.
Fehlen diese Angaben, entfällt der Vorsteuerabzug.
Privateinlagen und -entnahmen im Blick
Prüfer sehen sich auch die Bewegungen auf den Privat- und Geschäftskonten an. Hohe oder häufige Einlagen und Entnahmen können Verdacht auf nicht deklarierte Einnahmen oder Ausgaben wecken.
Eine transparente Dokumentation der Mittelherkunft und -verwendung ist hier essenziell.
Betriebsausgaben oder privat?
Gerade bei Reisekosten, Kommunikationskosten oder Büroausstattung wird häufig hinterfragt, ob diese rein betrieblich veranlasst sind. Bei gemischter Nutzung ist eine sachgerechte Aufteilung vorzunehmen, etwa durch Nutzungsprotokolle, Aufzeichnungen oder Schätzungen.
Ziel der Prüfer: Sicherstellen, dass keine privaten Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Fazit: Sorgfalt schützt vor Überraschungen
Viele der genannten Prüfungsschwerpunkte sind nicht neu – aber sie sind und bleiben relevant. Unternehmen sind gut beraten, sich regelmäßig selbst zu überprüfen und auf formale Korrektheit und Nachvollziehbarkeit ihrer Unterlagen zu achten. Je besser die Vorbereitung, desto gelassener kann eine Betriebsprüfung verlaufen.
Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine steuerliche Beratung dar und ersetzt diese auch nicht. Bei Unsicherheiten sollte stets ein Steuerberater oder eine entsprechende Fachperson hinzugezogen werden.